「AIを使って自動化したい」
そう思っても、
最初にぶつかるのが、
「何を自動化すればいいんだ？」
という問題です。
自動化について調べると、
難しそうな仕組みや、
いろいろなツールが出てきます。
でも、
いきなりツールを探す必要はないと思っています。
まずやることは、
自分の作業を観察すること。
これだけです。
自動化する仕事は「自分の中」にある
例えば、
毎日メールを確認する。
毎回同じ資料を作る。
記事を書いたらSNS投稿を作る。
同じ情報を別の場所にコピーする。
毎週データをまとめる。
こういう作業。
普段は、
「まあ、これくらいやるか」
で終わります。
でも、
一度立ち止まってみる。
「これ、何回やってる？」
と考えてみる。
「繰り返していること」は宝かもしれない
自動化の候補として分かりやすいのが、
繰り返し作業。
例えば、
1回5分の作業でも、
毎日やれば、
1週間で35分。
1か月なら、
かなりの時間になります。
しかも、
それを何年も続けるかもしれない。
だから、
「5分くらいなら自分でやればいい」
だけではなく、
「この5分を何百回やるんだろう？」
と考えてみる。
ここから、
自動化する意味が見えてきます。
まずは「作業」を書き出してみる
自動化を考えるなら、
一日の作業をざっくり書き出してみます。
例えば、
朝、
メールを見る。
↓
必要な情報を確認する。
↓
決まった場所に記録する。
↓
仕事をする。
↓
帰宅後、
記事を書く。
↓
SNS用の文章を作る。
↓
投稿する。
こんな感じ。
全部自動化する必要はありません。
まず、
「同じことを何度もやっている場所」
を探します。
「面倒」も重要なヒント
もう一つ、
自動化候補を探すときに便利なのが、
「面倒だな」と感じる作業。
例えば、
毎回コピペする。
毎回ファイル名を変更する。
毎回同じ文章を入力する。
毎回同じ場所を確認する。
こういう仕事は、
人間がやると地味に疲れます。
しかも、
集中力を使うわりに、
あまり価値を生みません。
こういう作業は、
AIや自動化に向いている可能性があります。
「判断」が多い仕事は後回し
逆に、
毎回状況が違う。
判断が複雑。
例外が多い。
こういう仕事は、
いきなり完全自動化するのが難しいかもしれません。
例えば、
「この人にはどう返信する？」
みたいな仕事。
相手によって内容が変わるなら、
人間の判断を残した方がいい場合があります。
だから、
最初は、
ルールが決まっている作業
から始める。
これが分かりやすいと思います。
自動化の候補を3種類に分けてみる
自分なら、
こんな感じで分けます。
🟢 すぐ自動化を考える
- 毎回同じ
- ルールが決まっている
- 繰り返し回数が多い
🟡 AIに任せられそう
- 文章作成
- 要約
- 分類
- アイデア出し
- 情報整理
🔴 人間がやった方がいい
- 最終判断
- 重要な意思決定
- 人とのコミュニケーション
- 責任が発生する判断
こんな感じで、
「何でも自動化」ではなく、「向いている仕事を探す」
という考え方です。
「AI」と「自動化」は別物
ここも最初は混乱しました。
AIは、
文章を作ったり、
情報を整理したり、
内容を判断したりする。
一方、
自動化は、
決められた条件に沿って、
処理を動かす。
だから、
AIだけでもいい場合がある。
自動化だけでもいい場合がある。
そして、
AI＋自動化
にすると、
さらにできることが増える。
例えば記事作成なら
今の自分の作業を考えると、
記事を作る。
↓
タイトルを決める。
↓
本文を書く。
↓
投稿する。
↓
SNS用に文章を作る。
という流れがあります。
この中でも、
「タイトル案を複数出す」
「記事をSNS用にまとめる」
などは、
AIに任せやすい。
さらに、
「記事が公開されたら、次の処理を始める」
みたいな部分は、
自動化できる可能性があります。
つまり、
一つの仕事を分解して、AIと自動化に振り分ける。
いきなり完璧を目指さない
自動化を始めようとすると、
「全部自動でやりたい」
と思ってしまいます。
でも、
それは結構大変です。
だから、
まず一部分だけ。
例えば、
「記事を書いた後のSNS用文章をAIに作ってもらう」
これだけでもいい。
それができたら、
次の作業を考える。
その繰り返し。
「自分でやった経験」があるから自動化できる
ここは結構重要だと思っています。
一度もやったことがない仕事を、
いきなり自動化するのは難しい。
なぜなら、
何を自動化すればいいか分からないから。
だから、
まず自分でやる。
↓
面倒なところを見つける。
↓
AIに任せる。
↓
繰り返す。
↓
手順が固まる。
↓
自動化する。
この順番。
自分はこれが、
一番失敗しにくいんじゃないかと思っています。
自動化の目的は「人間をなくすこと」じゃない
自動化という言葉を聞くと、
「全部機械にやらせる」
みたいに感じることがあります。
でも、
自分が目指しているのは、
人間がやるべき仕事に集中すること。
です。
面倒な繰り返しは、
できるだけ仕組みに任せる。
その分、
考える。
判断する。
新しいことを試す。
そういうところに時間を使う。
まずは今日の作業を一つ振り返る
もし、
「自動化したいけど何をすればいいか分からない」
という人がいたら、
今日やった仕事を一つ思い出してみる。
そして、
こう聞いてみる。
「これ、来週も同じことやる？」
もし答えが、
「たぶんやる」
なら、
次は、
「これ、AIに任せられる？」
と考えてみる。
そして、
AIに任せられたら、
「この流れ、自動で動かせない？」
と考える。
この3段階だけでも、
自動化への入口になります。
自動化は「一気に作るもの」じゃない
自分も、
まだ自動化の仕組みを完成させたわけではありません。
これから、
実際にツールを使って、
どんなことができるのか試していきます。
たぶん、
うまくいかないこともある。
設定を間違えることもある。
「これ、自動化した方が逆に面倒やん🤣」
となることもあると思います。
でも、
それも含めて実験。
一つずつ試して、
自分に合う仕組みを作っていきます。
AIに仕事を渡す。
繰り返す。
仕組みにする。
そして、自動化する。
いきなり全部は無理でも、
一つずつならできる。
今日も、
「これ、もう自分でやらなくてもいいんじゃね？」
を探しながら、
ぼちぼち進めていきます😎
ぼちおじでした。
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